Od 1 lutego rozpoczęło się obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur, a nawet podatnicy objęci nim od 1 kwietnia już teraz muszą być gotowi na odbieranie dokumentów przez system. Szczególne wątpliwości dotyczą rolników ryczałtowych korzystających z faktur VAT RR, którzy zgodnie z zapowiedziami mieli pozostać poza KSeF. Choć przepisy nie nakładają na nich obowiązku korzystania z systemu, przewidziano możliwość wystawiania faktur RR w jego ramach po uprzedniej zgodzie rolnika. W efekcie formalne wyłączenie może okazać się pozorne, jeśli praktyka rynkowa wymusi korzystanie z KSeF także przez tę grupę.
Spis treści
Status faktur RR w KSeF w świetle obowiązujących przepisów
Z perspektywy prawnej sytuacja wydaje się klarowna. Rolnicy ryczałtowi nie są podatnikami VAT czynnymi, a faktura VAT RR jest dokumentem szczególnym, wystawianym przez nabywcę produktów rolnych. Ustawodawca nie objął tej grupy obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF. Co więcej, przez długi czas komunikowano, że faktury RR pozostaną poza systemem.
Jednocześnie w strukturze KSeF przewidziano możliwość wystawiania faktur RR. Aby było to możliwe, rolnik musi zalogować się do systemu i nadać nabywcy stosowne uprawnienie. W praktyce oznacza to konieczność posiadania odpowiedniego środka identyfikacji elektronicznej, takiego jak profil zaufany czy kwalifikowany podpis elektroniczny. W KSeF nie będzie możliwości wystawienia faktury na podstawie numeru PESEL. Wymagany jest numer NIP. To z kolei oznacza, że wielu rolników ryczałtowych będzie musiało wystąpić do urzędu skarbowego o jego nadanie. W rezultacie formalne „wyłączenie” z systemu nie oznacza całkowitej neutralności regulacyjnej. Rolnik, który nie podejmie żadnych działań, może w praktyce napotkać trudności w relacjach z kontrahentami.
Oprogramowanie, księgowi i presja na korzystanie z systemu
Decydujące znaczenie może mieć jednak nie tyle sama ustawa, ile praktyka rynkowa. Dostawcy popularnych programów do fakturowania już zapowiadają, że rezygnują z możliwości wystawiania faktur RR poza KSeF, mimo że przepisy dopuszczają taką opcję. Argumentują to potrzebą zapewnienia spójności dokumentacji oraz przechowywania wszystkich faktur w jednym systemie.
Podobne stanowisko prezentują duże podmioty skupujące produkty rolne. Z ich perspektywy prowadzenie dwóch równoległych baz. Jednej w KSeF, a drugiej w odrębnym systemie. Generowałoby to dodatkowe ryzyko i komplikacje organizacyjne. Wskazują również, że dotychczasowym problemem było uzyskiwanie podpisów rolników na fakturach RR. Autoryzacja w KSeF w naturalny sposób eliminuje ten element, zastępując go zgodą udzieloną w systemie.
W efekcie może powstać sytuacja, w której rolnik ryczałtowy formalnie ma wybór, lecz w praktyce zostaje postawiony przed warunkiem: albo udzieli upoważnienia w KSeF, albo jego kontrahent nie będzie w stanie obsłużyć transakcji w przyjętym modelu księgowym. To przykład pośredniego oddziaływania regulacji poprzez mechanizmy organizacyjne i technologiczne.
Nowe obowiązki techniczne i podatkowe po stronie rolników ryczałtowych
Dla wielu rolników ryczałtowych największym wyzwaniem nie będą same przepisy, lecz kwestie techniczne. Aby umożliwić wystawianie faktur RR w KSeF, konieczne jest zalogowanie się do systemu i nadanie uprawnień konkretnemu nabywcy. W praktyce oznacza to potrzebę posiadania profilu zaufanego lub innego narzędzia identyfikacji elektronicznej oraz podstawowych umiejętności obsługi systemów teleinformatycznych. Nie można pomijać faktu, że większa część rolników ryczałtowych to osoby starsze, które nie korzystają na co dzień z komputera czy smartfona. Dotychczasowy model był dla nich stosunkowo prosty. Otrzymywali papierową fakturę RR do podpisu i na tym ich rola się kończyła. W nowym układzie muszą podjąć aktywne działania, aby umożliwić kontrahentowi prawidłowe rozliczenie transakcji. Dodatkowym elementem jest konieczność posiadania numeru NIP. Skoro w KSeF nie będzie można wystawić faktury na PESEL, rolnicy ryczałtowi, którzy dotąd nie posługiwali się NIP-em, będą zmuszeni wystąpić o jego nadanie. To kolejny obowiązek administracyjny, który w praktyce może zniechęcać do formalnego dostosowania się do nowych realiów.
Wykluczenie cyfrowe oraz zwiększone ryzyko kontroli
Brak dostosowania się do wymogów technicznych może prowadzić do niepożądanych zjawisk. Jeżeli rolnik nie będzie w stanie samodzielnie zalogować się do systemu i udzielić upoważnienia, może próbować korzystać z pomocy osób trzecich. W skrajnych przypadkach może to przybrać formę tzw. „słupa”, czyli osoby formalnie występującej jako dostawca, która ma dostęp do systemu i przejmuje na siebie sprzedaż. Tego rodzaju konstrukcje niosą ze sobą poważne ryzyko podatkowe i karne skarbowe.
Należy również brać pod uwagę aspekt kontrolny. Skoro państwo buduje centralny system ewidencjonowania obrotu, naturalne jest, że transakcje dokumentowane poza nim mogą znaleźć się w obszarze większego zainteresowania organów podatkowych. Papierowe faktury RR, choć dopuszczalne, mogą stać się przedmiotem częstszej weryfikacji, zwłaszcza gdy będą funkcjonować obok pełnej cyfrowej dokumentacji innych podmiotów.
Analiza przepisów prowadzi do wniosku, że rolnicy ryczałtowi formalnie nie zostali objęci obowiązkiem korzystania z KSeF. Jednak praktyka rynkowa, decyzje dostawców oprogramowania oraz oczekiwania dużych kontrahentów mogą sprawić, że pozostanie poza systemem, będzie rozwiązaniem czysto teoretycznym. W rezultacie grupa, która miała nie odczuć skutków cyfryzacji fakturowania, może zostać nią dotknięta pośrednio i to w sposób szczególnie odczuwalny. W najbliższych miesiącach okaże się, czy rynek wypracuje rozwiązania ułatwiające funkcjonowanie rolników ryczałtowych, czy też to oni będą musieli dostosować się do modelu narzuconego przez większych uczestników obrotu.
